Lean Management steht nicht nur für Prozessoptimierung, sondern auch für eine strikte Kundenausrichtung. Es ist wie ein großer Werkzeugkoffer, indem sich viele unterschiedliche Methoden befinden, um Überflüssiges abzuschaffen bzw. »Werte ohne Verschwendung« zu schaffen. Auch Renfert setzt auf weniger Verschwendung in seinen Arbeitsabläufen und auf Mehrwert für seine Kunden. Aus diesem Grund hat die Firma vor kurzem Lean Management eingeführt. Mit welchen Werkzeugen Renfert den schlanken Gedanken umsetzt, was das für die Zahntechniker bedeutet und wie sich das Modell auch im Labor umsetzen lässt, erklärt Klaus Baschnagel, Mitglied der Geschäftsleitung.

Herr Baschnagel, die Lean Management-Philosophie lautet: »Werte schaffen ohne Verschwendung.« Was erhoffen Sie sich von der Umsetzung dieses Konzepts?

Lean Management bedeutet, überflüssige Tätigkeiten und Verschwendungen ausfindig machen und sie beseitigen

Lean Management bedeutet, überflüssige Tätigkeiten und Verschwendungen ausfindig machen und sie beseitigen

Mit Lean Management wollen wir unsere Arbeitsabläufe stetig verbessern und uns noch mehr auf die Zukunft und auf Kundenbedürfnisse ausrichten. In den vergangenen Jahren sind wir stetig gewachsen: mehr Produkte, Dienstleistungen, Mitarbeiter …
Wir wollen weiter wachsen, aber in unseren Prozessen schlanker werden. Dafür müssen wir überflüssige Tätigkeiten und Verschwendungen ausfindig machen und sie beseitigen. Lean hilft uns dabei, eine höhere Leistung ohne zusätzlichen Aufwand zu erzielen.

Welche Verschwendungsarten gibt es?
Interne und externe Rückfragen, Überproduktion, Lagerbestände, unnötige Transporte, Bewegungen und Informationen sowie Wartezeiten, Komplexität und Ressourcenverschwendung, etc. – alles Bereiche, die auch den Zahntechniker in seinem Labor betreffen.

Heißt das, dass sich die Lean-Philosophie auch auf die Abläufe in einem Labor übertragen lassen?
Ja. Denken Sie nur an die Lagerbestände! Ein Zahntechniker muss sicherstellen, dass sein Arbeitsfluss nicht unnötig unterbrochen wird. Die eigentliche Wertschöpfung, die er hat, ist die zahntechnische Arbeit. Er muss aber auch seine Verbrauchs- und Rohmaterialien immer wieder überprüfen, aktualisieren und nachbestellen. Das ist bei Renfert nicht anders. Über das Kanban-System, ein Lean-Tool, lassen sich der Warenfluss und die Warenbestände optimieren.

Können Sie ein Beispiel für die Optimierung der Lagerbestände im Labor geben?
Der Zahntechniker ermittelt zunächst den durchschnittlichen Verbrauch eines bestimmten Materials; zum Beispiel drei Flaschen je Woche. Dann erfasst er die Wiederbeschaffungszeit; zum Beispiel eine Woche. Das heißt: Er sollte als Grundbestand für zwei Wochen sechs Flaschen vorrätig haben. Um Schwankungen auszugleichen, erhöht er die Menge um einen Sicherheitsbestand. Die Gesamtmenge wird halbiert und auf das ›Zwei-Boxen-System‹ umgesetzt: Wenn der erste Behälter leer ist, wird der zweite aus dem Lager geholt. Diese Box ist dann der Kanban, das Signal, dass nachbestellt werden muss. Auf der Box sind alle relevanten Informationen, sodass der Bestellvorgang einfacher wird.

Man sagt: Mehr als 70% aller Projekte scheitern durch schlechte Kommunikation. Wie hat sich Ihre interne Kommunikation seit der Lean-Einführung verändert?
Wir reden nicht unbedingt mehr miteinander, dafür aber strukturierter, und zwar jeden Tag zu einer bestimmten Zeit. Wir haben dazu das ›Shopfloor-Management‹- System eingeführt. Die Mitarbeiter eines Prozessbereichs tauschen sich morgens über ihre Arbeit aus. Ihre Ergebnisse werden dann eine Ebene höher in einem zweiten Shopfloor besprochen und so weiter. So wissen alle in kürzester Zeit, ob die Ampel auf Grün steht oder ob noch Handlungsbedarf besteht. Auch das lässt sich einfach im Labor umsetzen.

Welchen Mehrwert bietet Lean Management gegenüber einem QM-System?

Wir beschäftigen uns nicht zum Selbstzweck mit Lean, sondern um den Mehrwert für unsere Kunden zu erhöhen. Wenn wir Verschwendungen in der Produktion oder Administration haben, möchte der Kunde diese Kosten selbstverständlich nicht tragen; und Verschwendung führt immer zu höheren Kosten! Wir möchten daher so kostengünstig und effizient wie möglich arbeiten. Unsere Qualität erreichen wir durch ein QM-System; mit Lean-Methoden optimieren wir diese mit dem Fokus auf Effizienz und Wirtschaftlichkeit – zum Wohle des Kunden.

Können Sie uns ein Beispiel für eine schlanke Veränderung geben?
Wir haben den Prozess für unsere 30 länderspezifischen Kundenmailings verändert. Die Arbeitsschritte wurden reduziert, die Schnittstellen minimiert und die Kommunikation verbessert. Der Ablauf ist nun schlanker. Hatten wir früher eine Durchlaufzeit von ca. zehn Wochen, sind es jetzt nur noch fünf! Was das dem Kunden bringt? Wir sind flexibler, die Inhalte aktueller, und die gewonnene Arbeitszeit können wir anderweitig für den Kunden nutzen.

Was empfehlen Sie Zahntechnikern, die ihre Prozesse verschlanken wollen, als ersten Schritt?
Die Mitarbeiter für Lean zu sensibilisieren und ihnen Eigenverantwortung zu übertragen. Sie müssen lernen, Verschwendungen zu erkennen, um sie beseitigen zu können. Ein erstes Thema könnte ›Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz‹ sein. Werkzeuge oder Verbrauchsmaterialien werden oft im Labor gesucht. Es darf nicht so weit kommen, dass in der Schublade zu wenig oder zu viel Unnützes drin ist.

Welche Frage stellen Sie sich jeden Tag aufs Neue?
Wo verschwende ich meine Zeit und damit auch die des Kunden?

Und wie sieht es an Ihrem Arbeitsplatz aus? Haben Sie jetzt einen »schlanken Schreibtisch«?
Ja, er sieht neuerdings sehr aufgeräumt aus (lacht). Ich habe zum Beispiel keine Ablagekästen mehr. Alles läuft digital. Ich bekomme weniger Rückfragen und kann beständiger meinen Kernaufgaben nachgehen. Mein Schreibtisch ist also wirklich schlanker.

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Klaus Baschnagel ist seit 1984 bei der Renfert GmbH. Nach seiner Ausbildung zum Feinmechaniker, und Weiterbildungen zum Techniker & Betriebswirt hat er ...

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